Avec la rentrée, de nombreuses associations se préparent à recevoir les premières demandes de stage. Accueillir un stagiaire est une opportunité enrichissante, tant pour l’association que pour le stagiaire, mais cela implique de respecter certaines obligations légales. Comme les entreprises, les associations doivent se conformer à des règles précises en matière de gratification, de conditions de travail, et de protection sociale des stagiaires.
Voici un tour d’horizon des principales obligations à respecter pour un accueil conforme et optimal de vos futurs stagiaires.
Cadre de l’accueil des stagiaires
Il est impossible d’accueillir un stagiaire en dehors d’un cursus pédagogique scolaire ou universitaire.
Chaque stage doit obligatoirement faire l’objet d’un double encadrement :
- Par un enseignant référent au sein de l’établissement d’enseignement
- Par un tuteur désigné par l’association, chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire.
Les associations de moins de 20 salariés ne peuvent accueillir plus de 3 stagiaires sur la même période.
La durée maximale d’un stage est de 6 mois par organisme d’accueil et par année d’enseignement.
Versement de la gratification
Les associations doivent verser une gratification minimale de 4,35 € par heure de présence effective pour les stages de plus de deux mois. Si la présence du stagiaire n’est pas continue, la gratification est versée à partir de la 309e heure de stage.
La gratification doit être versée à la fin de chaque mois. Une régularité dans les paiements contribue à la motivation et au bien-être des stagiaires. 💸
Le montant minimum est fixé à 15 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 4,35 € par heure au 1er janvier 2024.
Calculez la gratification d’un stagiaire
Le site entreprendre.service-public.fr propose un simulateur vous permettant de calculer le montant minimal dû en fonction des heures de présence effective du stagiaire.
Conditions de travail
Les stagiaires doivent avoir accès aux mêmes conditions de travail que les autres membres de l’association : accès à la cantine, aux titres-restaurant, aux installations de l’association, et aux moyens de transport collectif (si disponibles). Cela favorise leur intégration et leur valorisation.
L’association doit garantir aux stagiaires des conditions de travail sûres et conformes aux normes de sécurité en vigueur.
Cotisations sociales
Tant que la gratification ne dépasse pas le montant minimal légal de 4,35 €/heure, elle est exonérée de cotisations sociales, ce qui représente un avantage financier pour l’association. Si la gratification excède ce montant, les cotisations sociales doivent être déclarées et payées sur la partie excédentaire.
Déclaration de la gratification
La gratification et ses modalités de versement doivent être clairement mentionnées dans la convention de stage, signée par le stagiaire, l’association et l’établissement d’enseignement. Cela garantit la transparence et instaure une relation de confiance. Même si la gratification est exonérée de cotisations sociales, elle doit figurer sur le bulletin de paie du stagiaire. Cela garantit une transparence totale et permet au stagiaire de justifier ses revenus pour ses démarches administratives ou fiscales.
Le montant total de la gratification versée et la durée effective du stage doivent être indiquées dans l’attestation de fin de stage, essentielle pour les démarches administratives futures du stagiaire.
Établir l’attestation de fin de stage
Le site service-public.fr propose un générateur d’attestation de fin de stage vous permettant de renseigner les informations obligatoires et de respecter vos obligations.
